Ámbito de aplicación: Canales corporativos GELARUSOFT y base común para GNODE, MiFactura y GFlow.
Jurisdicción: Perú
1. IDENTIDAD DEL RESPONSABLE
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L., identificada con RUC N.° 20603915969 y con domicilio fiscal en Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú, opera comercialmente bajo la marca GELARUSOFT IT SERVICE.
Para los tratamientos de datos personales realizados para sus propias finalidades corporativas, GELARUSOFT actúa como responsable del tratamiento, sin perjuicio de los roles específicos que pueda asumir cuando trate datos personales por cuenta de clientes en determinados servicios. Esos roles específicos se desarrollarán en las condiciones o anexos aplicables a cada servicio.
Canales corporativos de referencia:
- Correo electrónico: atencion-cliente@gelarusoft.com
- WhatsApp corporativo publicado: +51 986 367 000
- Sitio web: https://gelarusoft.com
2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA
Esta Política Corporativa de Privacidad establece las reglas generales aplicables al tratamiento de datos personales realizado por GELARUSOFT en sus canales corporativos y constituye la base común para sus soluciones GNODE, MiFactura y GFlow.
Cuando un servicio requiera informar tratamientos adicionales o particulares —por ejemplo, categorías especiales de datos operativos, integraciones, asistentes de inteligencia artificial, terceros específicos, periodos de conservación o reglas contractuales propias— dichos elementos se desarrollarán en el anexo, aviso o sección específica correspondiente al servicio.
e-Shop se homologará jurídicamente con este núcleo corporativo, pero mantiene su propio mecanismo de publicación legal mediante su CMS.
Esta Política regula exclusivamente el tratamiento de datos personales y no modifica ni amplía el alcance funcional, comercial o contractual de los productos o servicios de GELARUSOFT. Las funcionalidades, niveles de servicio, soporte, integraciones, disponibilidad, entregables y demás prestaciones se rigen por la oferta, plan, contrato, orden de servicio, SLA o condiciones particulares que resulten aplicables. Las obligaciones legales imperativas y los compromisos expresamente asumidos por GELARUSOFT se mantienen en sus propios términos.
3. MARCO DE PROTECCIÓN DE DATOS
GELARUSOFT trata los datos personales conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y al Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS, vigente desde el 31 de marzo de 2025, así como a las demás disposiciones aplicables emitidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
El tratamiento se desarrolla atendiendo, entre otros, a los principios de finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad y transparencia, y procurando que los datos solicitados sean adecuados y pertinentes para cada finalidad concreta.
La publicación de esta política cumple una función de información y transparencia. Cuando la normativa exija consentimiento para un tratamiento determinado, la existencia de esta política no sustituye la obtención de dicho consentimiento.
4. CATEGORÍAS DE PERSONAS CUYOS DATOS PODEMOS TRATAR
Según los flujos corporativos actualmente identificados, GELARUSOFT puede tratar datos personales de:
- visitantes de sus sitios web;
- personas que realizan consultas o solicitan información;
- prospectos que solicitan una demostración o contacto comercial;
- clientes y representantes de clientes;
- usuarios autorizados de los servicios;
- consumidores que presentan reclamos o quejas;
- personas que interactúan con asistentes de inteligencia artificial o automatizaciones;
- padres, madres, tutores o representantes en los flujos en que resulte necesario acreditar representación.
5. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES
Dependiendo del canal y de la finalidad, GELARUSOFT puede tratar las siguientes categorías de datos:
- datos de identificación, como nombres, apellidos, tipo y número de documento cuando corresponda;
- datos de contacto, como correo electrónico, teléfono, WhatsApp y dirección cuando corresponda;
- datos empresariales, como empresa, RUC, tipo de negocio o información equivalente cuando sea necesaria para el flujo;
- contenido de consultas, solicitudes, diagnósticos, reclamos o quejas;
- datos asociados a la relación comercial o contractual cuando exista;
- información de sesión o contexto de interacción necesaria para operar asistentes IA o automatizaciones;
- datos técnicos estrictamente necesarios para seguridad y prevención de abuso, como direcciones IP utilizadas temporalmente por mecanismos de rate-limit o servicios anti-bot;
- evidencias de consentimiento, versión de política y fecha/hora de aceptación cuando el flujo correspondiente las registre.
Las categorías específicas propias de GNODE, MiFactura, GFlow o e-Shop se documentarán en sus respectivos anexos o políticas específicas y no se consideran automáticamente aplicables a todos los servicios.
5.1 CÓMO OBTENEMOS LOS DATOS
Los datos pueden obtenerse principalmente:
- directamente del titular, mediante formularios, comunicaciones, solicitudes, registros o interacciones digitales;
- de representantes autorizados, cuando corresponda;
- de fuentes o servicios externos utilizados para verificar o completar información necesaria para un flujo concreto, únicamente cuando dicho uso haya sido identificado y validado;
- de sistemas técnicos que generan información de seguridad o sesión necesaria para prestar el servicio.
Cuando el dato no se obtenga directamente del titular, el origen y la base aplicable deberán estar documentados en el tratamiento específico correspondiente.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
GELARUSOFT trata los datos personales únicamente para finalidades determinadas y relacionadas con la interacción, solicitud o relación correspondiente.
Dependiendo del canal o servicio utilizado, dichas finalidades pueden comprender:
- atender consultas, solicitudes de información y comunicaciones iniciadas por el titular;
- gestionar solicitudes de demostración, diagnóstico o contacto comercial;
- gestionar relaciones comerciales o contractuales y prestar los servicios contratados;
- administrar cuentas, usuarios y accesos cuando corresponda;
- brindar soporte y atención al cliente;
- registrar, gestionar y responder reclamos o quejas;
- atender interacciones realizadas mediante asistentes de inteligencia artificial o mecanismos de automatización;
- proteger formularios, sistemas y servicios frente a usos abusivos, automatizados o fraudulentos;
- mantener evidencia de consentimientos, aceptaciones y versiones de documentos legales cuando corresponda; y
- cumplir obligaciones legales, regulatorias o requerimientos válidos de autoridades competentes.
Los datos personales no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recopilados sin que exista previamente una base habilitante válida.
7. DATOS OBLIGATORIOS Y OPCIONALES
Cada formulario, registro o flujo de GELARUSOFT deberá identificar qué información resulta necesaria para atender la solicitud correspondiente.
Cuando un dato sea obligatorio, su falta podrá impedir que GELARUSOFT procese la solicitud, cree una cuenta, preste una determinada funcionalidad o cumpla una obligación asociada al servicio.
Los datos identificados como opcionales podrán omitirse sin impedir el acceso a la finalidad principal cuando no sean necesarios para ella.
GELARUSOFT procurará no solicitar información personal que no resulte razonablemente necesaria para la finalidad informada.
8. BASE HABILITANTE DEL TRATAMIENTO
GELARUSOFT determinará la base habilitante aplicable a cada tratamiento de acuerdo con la finalidad, la relación existente con el titular y la normativa peruana de protección de datos personales.
Según corresponda, el tratamiento podrá realizarse para atender una solicitud iniciada por el propio titular, gestionar una relación comercial o contractual, cumplir una obligación legal o sobre la base del consentimiento del titular cuando este resulte exigible.
Cuando sea necesario obtener consentimiento, GELARUSOFT adoptará mecanismos que permitan acreditar de manera razonable que el titular recibió la información correspondiente y manifestó su voluntad respecto del tratamiento.
9. CONSENTIMIENTO Y COMUNICACIONES COMERCIALES
El consentimiento otorgado para atender una consulta, solicitud, demostración, soporte, reclamo o relación contractual no constituye por sí mismo autorización para utilizar los datos con fines publicitarios o de marketing.
GELARUSOFT no utiliza bases o listas de datos personales destinadas a campañas comerciales masivas, prospección indiscriminada o finalidades similares.
Cuando GELARUSOFT realice comunicaciones comerciales que requieran consentimiento, este deberá obtenerse de manera diferenciada de la finalidad principal y conforme a las exigencias de la normativa aplicable.
La persona podrá rechazar o revocar las comunicaciones comerciales cuando corresponda, sin que dicha decisión afecte por sí misma la prestación de un servicio cuya ejecución tenga una base independiente.
GELARUSOFT no considerará como autorización comercial general el simple hecho de que una persona haya proporcionado sus datos para recibir atención, soporte, una cotización, una demostración o información sobre una solicitud concreta.
10. DESTINATARIOS, PROVEEDORES Y TRANSFERENCIAS
Para prestar sus servicios y operar sus canales digitales, GELARUSOFT puede permitir el acceso o comunicar datos personales a proveedores tecnológicos que intervienen únicamente en la medida necesaria para la finalidad correspondiente.
Dentro del alcance corporativo actualmente confirmado pueden intervenir proveedores de infraestructura y alojamiento, correo electrónico, seguridad y prevención de abuso, inteligencia artificial y, cuando exista consentimiento, analítica digital. Entre los proveedores externos materiales actualmente identificados se encuentran Cloudflare, para controles anti-bot mediante Turnstile; OpenAI, para determinadas funcionalidades de inteligencia artificial y recuperación de conocimiento; Resend, para el envío de correo electrónico; y Google Analytics únicamente en los canales en los que se encuentre activo y después del consentimiento correspondiente.
Las particularidades de proveedores utilizados exclusivamente por GNODE, MiFactura, GFlow o e-Shop se informarán en el anexo, política o registro de subencargados aplicable a cada servicio.
Determinados tratamientos pueden implicar transferencias internacionales o procesamiento fuera del Perú. De acuerdo con el inventario vigente, pueden existir flujos internacionales asociados a Resend, OpenAI, Cloudflare y, cuando se encuentre habilitado con consentimiento, Google Analytics. GELARUSOFT aplicará las garantías y condiciones exigibles conforme a la normativa peruana de protección de datos personales y mantendrá actualizada la información aplicable cuando cambien los proveedores, destinos o condiciones del tratamiento.
11. PLAZOS DE CONSERVACIÓN
GELARUSOFT conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada y, posteriormente, durante los plazos que resulten aplicables para cumplir obligaciones legales o contractuales o atender eventuales responsabilidades.
Como reglas corporativas generales:
- los datos de prospectos, consultas, demostraciones o diagnósticos que no deriven en una relación de cliente se conservarán hasta doce (12) meses desde la última interacción;
- los datos operativos de cuentas y servicios se conservarán durante la relación activa y hasta noventa (90) días posteriores al cierre para facilitar exportación, conciliación o cierre operativo, salvo información que deba mantenerse por otro fundamento;
- los registros de soporte se conservarán hasta veinticuatro (24) meses desde el cierre del caso;
- las conversaciones de chat público o asistentes de IA y los logs técnicos ordinarios tienen un plazo corporativo objetivo de noventa (90) días;
- los registros del Libro de Reclamaciones se conservarán por el plazo legal aplicable, actualmente no menor de dos (2) años;
- la documentación tributaria y comprobantes electrónicos se conservarán por el plazo legal aplicable, considerando como regla corporativa cinco (5) años o el periodo de prescripción tributaria que resulte mayor;
- las evidencias contractuales, de aceptación o de ejercicio de derechos se conservarán durante el tiempo necesario para acreditar la relación, el cumplimiento de obligaciones y las eventuales responsabilidades aplicables.
Los plazos específicos de cookies, pagos, respaldos u otros tratamientos particulares se informarán en la política o anexo del servicio correspondiente. Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista una obligación válida de conservación, serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.
12. BANCOS DE DATOS PERSONALES
Para sus tratamientos propios, GELARUSOFT ha identificado conceptualmente los siguientes bancos de datos personales:
- Clientes y Usuarios;
- Prospectos y Contactos Comerciales; y
- Quejas y Reclamos.
Las interacciones de chat o asistentes de inteligencia artificial no constituyen, por defecto, un banco autónomo y se integran al banco que corresponda según la finalidad del tratamiento.
Las denominaciones y referencias registrales vigentes ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales serán incorporadas o actualizadas en esta Política cuando correspondan y se encuentren disponibles, sin perjuicio de las obligaciones de registro aplicables.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
GELARUSOFT adopta medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación, destrucción o cualquier otra forma de tratamiento indebido, considerando la naturaleza de la información, el servicio utilizado y los riesgos asociados al tratamiento.
Las medidas aplicables podrán comprender controles de acceso, gestión de credenciales y permisos, mecanismos de protección de aplicaciones e infraestructura, controles frente a usos automatizados o abusivos, registro técnico de eventos y otras salvaguardas que resulten apropiadas para cada servicio.
GELARUSOFT revisará y adecuará dichas medidas cuando cambien los riesgos, la infraestructura o las características del tratamiento.
En caso de producirse un incidente que afecte datos personales, GELARUSOFT realizará su evaluación y adoptará las medidas de contención, mitigación, documentación y comunicación que correspondan conforme a la normativa aplicable.
La presente Política no implica ni atribuye a GELARUSOFT certificaciones, estándares, niveles de disponibilidad, mecanismos específicos de cifrado, frecuencias de respaldo, auditorías, tiempos de recuperación u otras garantías técnicas que no hayan sido expresamente verificadas y documentadas.
14. DERECHOS DE LOS TITULARES
Ejercicio de derechos sobre datos personales
El titular puede ejercer los derechos de información, acceso, rectificación, cancelación, oposición y los demás derechos reconocidos por la normativa peruana de protección de datos personales.
Las solicitudes deberán dirigirse a atencion-cliente@gelarusoft.com e incluir, como mínimo, los nombres y apellidos del titular, la acreditación de identidad o representación que corresponda, la petición concreta, una dirección para notificaciones, la fecha y firma, y los documentos que sustenten la solicitud cuando sean necesarios.
El ejercicio de estos derechos es gratuito. GELARUSOFT dejará constancia de la recepción y atenderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente. Actualmente, el derecho de información se responde en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; el derecho de acceso, en veinte (20) días hábiles; y los derechos de rectificación, cancelación y oposición, en diez (10) días hábiles, contados desde el día siguiente de la presentación, sin perjuicio de los supuestos de subsanación, requerimiento de información adicional o ampliación legalmente permitidos.
Cuando GELARUSOFT trate datos únicamente por cuenta de un cliente que actúe como responsable del tratamiento, la solicitud será canalizada hacia dicho responsable conforme al marco contractual y legal aplicable.
Si la solicitud fuese denegada total o parcialmente, GELARUSOFT comunicará las razones correspondientes y los mecanismos legales disponibles para solicitar tutela ante la autoridad competente.
Este procedimiento de ejercicio de derechos sobre datos personales es independiente del Libro de Reclamaciones de GELARUSOFT, destinado a la presentación de quejas y reclamos vinculados con la prestación de productos o servicios. Si una reclamación incorpora además un asunto de protección de datos personales, GELARUSOFT podrá derivar internamente ese componente al procedimiento correspondiente.
El procedimiento operativo interno para la recepción, validación de identidad, trazabilidad, atención y cierre de estas solicitudes se encuentra formalizado por GELARUSOFT.
15. COOKIES, ANALÍTICA Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
Los sitios y servicios digitales de GELARUSOFT pueden utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, mantenimiento de sesión y prestación de determinadas funcionalidades.
Cuando se utilicen tecnologías no estrictamente necesarias para finalidades como analítica, medición o seguimiento, GELARUSOFT aplicará mecanismos de información y consentimiento de acuerdo con la naturaleza del tratamiento y la normativa aplicable.
Como criterio corporativo, las herramientas de analítica no necesaria no deberán activarse antes de que el usuario haya manifestado la preferencia correspondiente. El usuario deberá disponer de opciones claras para aceptar o rechazar dichas tecnologías y, cuando técnicamente corresponda, modificar posteriormente su elección.
GELARUSOFT no utilizará deliberadamente herramientas de analítica para enviar información directamente identificable que no sea necesaria para la finalidad de medición.
Los detalles sobre las cookies, tecnologías, proveedores, finalidades y periodos de funcionamiento aplicables en cada sitio serán documentados en la Política de Cookies o mecanismo informativo correspondiente, de acuerdo con el inventario técnico real de cada servicio.
16. ASISTENTES DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y AUTOMATIZACIÓN
GELARUSOFT puede utilizar asistentes de inteligencia artificial y mecanismos de recuperación de información para atender consultas, facilitar la búsqueda de información y brindar soporte sobre sus productos y servicios. Las respuestas generadas tienen carácter informativo y de apoyo. Los asistentes públicos de GELARUSOFT no están destinados, en su configuración actual, a adoptar por sí solos decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona.
Las consultas pueden ser procesadas mediante infraestructura propia y proveedores tecnológicos de inteligencia artificial. GELARUSOFT aplica criterios de minimización, control de acceso y conservación conforme a la finalidad del servicio. El usuario no debe proporcionar contraseñas, claves de acceso ni información confidencial que no sea necesaria para su consulta.
Si en el futuro GELARUSOFT implementa decisiones automatizadas o elaboración de perfiles que puedan producir efectos jurídicos o afectar significativamente a una persona, actualizará la información proporcionada al titular y aplicará las medidas y derechos que correspondan.
Las condiciones particulares de los asistentes IA utilizados por GNODE, MiFactura, GFlow u otros servicios se detallarán posteriormente en sus respectivos anexos o avisos de privacidad.
17. LIBRO DE RECLAMACIONES
GELARUSOFT pone a disposición de los consumidores los mecanismos correspondientes para la presentación de reclamos y quejas vinculados con sus productos o servicios, de acuerdo con la normativa peruana de protección al consumidor.
Los datos personales proporcionados mediante el Libro de Reclamaciones serán tratados para registrar la solicitud, identificar al consumidor cuando corresponda, gestionar el caso, comunicarse con el reclamante, emitir una respuesta y conservar la evidencia necesaria para el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
Cuando GELARUSOFT utilice un mecanismo corporativo centralizado, el formulario podrá identificar el producto o servicio relacionado con el reclamo para permitir su correcta derivación y atención interna.
Cuando el flujo incluya datos de un padre, madre, tutor o representante, estos se tratarán exclusivamente en la medida necesaria para acreditar o gestionar dicha representación.
Los reclamos y quejas registrados mediante el Libro de Reclamaciones serán atendidos por GELARUSOFT dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, improrrogable, conforme a la normativa peruana vigente.
La utilización del Libro de Reclamaciones es independiente del procedimiento para el ejercicio de derechos relacionados con datos personales. Si una reclamación contiene además una solicitud o incidencia vinculada con protección de datos, GELARUSOFT podrá derivar internamente dicho componente al procedimiento de privacidad correspondiente.
18. ACTUALIZACIONES Y VERSIONADO DE LA POLÍTICA
GELARUSOFT podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando se produzcan cambios normativos, operativos, tecnológicos o relacionados con los tratamientos de datos personales realizados por la empresa.
Cada versión publicada deberá identificar, como mínimo:
- la versión del documento;
- la fecha de entrada en vigencia; y
- la fecha de su última actualización o revisión, cuando corresponda.
Cuando una modificación sea relevante para el tratamiento de datos personales, GELARUSOFT adoptará mecanismos razonables para que la versión vigente se encuentre disponible en sus canales correspondientes.
La versión publicada y vigente reemplazará a la versión anterior desde la fecha indicada, sin perjuicio de que GELARUSOFT conserve internamente la trazabilidad e historial documental necesarios para acreditar los cambios efectuados.
19. CONTACTO
Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales, el titular podrá comunicarse con:
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L.
RUC N.° 20603915969
Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú
Correo electrónico: atencion-cliente@gelarusoft.com
Sitio web: https://gelarusoft.com
El canal formal previsto para solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos sobre datos personales será el correo electrónico indicado en esta Política.
GELARUSOFT también mantiene el canal corporativo de WhatsApp +51 986 367 000 exclusivamente para atención directa destinada a resolver consultas, dudas y requerimientos sobre sus productos y servicios; sin embargo, las solicitudes formales de ejercicio de derechos sobre datos personales deberán seguir el procedimiento establecido en la sección correspondiente.